文書管理をしたい方・文書管理システムのご提案
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オフィスの文書管理のバックアップをいたします。

皆さんのオフィスには紙文書とデータファイルの2種類のドキュメントが存在するかと思います。「紙文書」と「データ」、それぞれはどのような管理をすればいいのかとお悩みになっている担当者様は少なくないと思います。
また、昨今の文書管理は、単に情報共有するだけではなく、個人情報保護法やe-文書法などの法制度の整備に伴い、新しい手法が必要なってきました。 こちらでは文書管理方法の一例をお悩み別にご紹介いたします。
文書管理システムの必要性
 

文書管理対策例のご紹介

よくあるお悩み
「文書管理をしたいが何からしていいか分からない」
解決方法
以下の手順を参考にして下さい。

第1ステージ:準備段階:測定やアンケートを行って、現状の把握をおこないます。
第2ステージ:減量作戦:整理や廃棄を行います。
第3ステージ:ファイリングルールの構築:文書の分類方法などファイリングのルールをします。
第4ステージ:切換え作業:作成されたルールと手順に従い、ファイルを切り替えていきます。
第5ステージ:とりまとめ段階: 導入したファイリングシステムの完成度を点検します。

このステップを踏むと確実に文書管理ができます。当社ではそのファイリングシステムのお手伝いをさせていただくことが可能です。
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よくあるお悩み
「過去に送ったFAXをすぐにみたい」
解決方法
送信したFAX文書を自動的に画像で保存することができます。 PCや複合機から送信したFAXは自動的に画像に変換され、サーバーに蓄積されていきます。FAX送信履歴の中から日付や時間、宛先名で搾り出し、ダブルクリックすると送信原稿が画面いっぱいに表示されます。サーバーに保管されているので、ネットワークにつながったPCから複数の人が検索できます。お客さまからの問い合わせに即座に対応でき、非常に便利な文書管理の方法です。
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よくあるお悩み
「膨大な紙のドキュメントを電子化したい、でも検索するための登録作業が大変」
解決方法
大量の紙文書や図面など、MFPの原稿自動送り装置を使って、一気に電子化することができます。また、スキャン時にOCR処理を行って、検索するための属性を自動的に付加することができます。例えば、図面の右隅の属性情報で画像ファイル検索したい場合は、スキャン時の設定を行うことで、OCRで読み取った図番をファイル名にしたりOCRで読み取った図面の属性情報を画像ファイルに添付することができます。また、属性情報によって、保存フォルダを振り分けることも可能です。
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皆様の文書管理に関してのお悩みはありましたか?こちらに掲載していないお悩みでも相談していただければ、長年のノウハウを持って解決いたします。また当社の長年の経験から、機械の面だけでなく運用の面からよりよいご提案をさせていただきます。文書管理に関するお悩みは当社にお任せ下さい。

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